|
Архивным отделом администрации муниципального района Большеглушицкий Самарской области в 2012 году проведена работа по обеспечению систематического контроля за состоянием охранной и пожарной сигнализациями, средствами пожаротушения, измерением температурно-влажностного режима архивохранилища, раз в месяц проводилось обеспыливание коробок и папок в архивохранилище.
- 1.Обеспечение сохранности документов архивного фонда Самарской области.
Подготовлены и представлены к 01 февраля 2013 года в Управление государственной архивной службы Самарской области сведения о документах по личному составу, принятых на хранение в архивный отдел администрации муниципального района Большеглушицкий в 2012 году.
Подготовлены и представлены к 01 февраля 2013 года в Управление государственной архивной службы Самарской области сведения об изменениях в составе и объеме архивных фондов по состоянию на 01.01.2013 года.
Во исполнение приказа руководителя Управления государственной архивной службы Самарской области от 01.11.2011 года № 77 «Об утверждении плана проведения плановых проверок управления государственной архивной службы Самарской области» в июне 2012 года главным консультантом управления Лукьяновой Е.В. и консультантом управления Трезиной Д.А. проведена плановая проверка архивного отдела муниципального района Большеглушицкий Самарской области, по соблюдению правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Самарской области и других архивных документов.
Согласно письма Управления государственной архивной службы Самарской области от 01.06.2012 года № 9/159 для участия в областной целевой программе «Укрепление и развитие материально-технической базы государственных и муниципальных архивных учреждений Самарской области на 2013-2014 годы», совместно со службами администрации муниципального района Большеглушицкий, проведена работа по составлению сметной документации на ремонт здания архива. Данная документация в июне 2012 года передана в Управление государственной архивной службы Самарской области на рассмотрение.
104. Проверка наличия:
104.1 документов на бумажной основе
В четвертом квартале 2012 года проведены работы по проверке наличия документов на бумажной основе по фонду Р-4 «Администрация Большедергуновской волости Большеглушицкого района и органы общественного самоуправления ее территории Самарской области» в фактическом объеме 335 ед. хранения.
Итого за 2012 год проведена работа по проверке наличия документов на бумажной основе по фондам: Р-1 «Большеглушицкий районный Совет народных депутатов Самарской области», Р-2 «Администрация Александровской волости Большеглушицкого района и органы общественного самоуправления ее территории Самарской области» и Р-3 «Администрация Большеглушицкой волости Большеглушицкого района и органы общественного самоуправления ее территории Самарской области», Р-4 «Администрация Большедергуновской волости Большеглушицкого района и органы общественного самоуправления ее территории Самарской области» в полном объеме т.е. 1818 ед. хранения.
В четвертом квартале комиссией по подведению итогов проверки наличия и состояния дел при управлении государственной архивной службы Самарской области рассмотрены материалы по фонду Р-1 «Большеглушицкий районный Совет народных депутатов Самарской области» и списано два дела (№ 418 и 1007 а).
105. Картонирование дел.
В четвертом квартале 2012 года закартанировано 45 дел, вновь поступивших на хранение в архивный отдел.
Итого 2012 год закартонировано 22 ед. хранения по фондам: Р-74 «Собрание представителей муниципального района Большеглушицкий Самарской области» и Р-44 «Отдел по управлению муниципальным имуществом администрации муниципального района Большеглушицкий Самарской области».
107. Количество дел, выданных из архивохранилища.
Для исполнения запросов социально-правового характера из архивохранилища в четвертом квартале 2012 года выдано 1592 дела.
Итого за 2012 год выдано 4802 дела.
2. Формирование архивного фонда Самарской области.
201. Приём документов от организаций
201.1 – управленческой документации.
В четвертом квартале 2012 года на хранение в архив принято 45 дел управленческой документации отдела по управлению муниципальным имуществом администрации муниципального района Большеглушицкий Самарской области, фонд Р-44-дополнительный.
Итого за 2012 год обеспечен приём на хранение в архив 224 дел управленческой документации Собрания представителей муниципального района Большеглушицкий Самарской области за 2005–2010 годы, фонд Р-74 – новый и отдела по управлению муниципальным имуществом администрации муниципального района Большеглушицкий Самарской области за 2006-2009 годы, фонд Р-44 – дополнительный.
203. Включение документов в состав архивного фонда Самарской области.
203.1 – управленческой документации.
В четвертом квартале 2012 года на утверждение в Управление государственной архивной службы Самарской области направлены описи дел: мирового судьи судебного участка № 1 Большеглушицкого района Самарской области за 2001-2003 годы, отдела по управлению муниципальным имуществом администрации муниципального района Большеглушицкий Самарской области за 2006 – 2009 годы в объеме 67 дел.
Итого за 2012 год на утверждение в Управление государственной архивной службы Самарской области направлены описи в количестве 246 дел: Собрания представителей муниципального района Большеглушицкий Самарской области за 2005 – 2010 годы в количестве 179 дел, мирового судьи судебного участка № 1 Большеглушицкого района Самарской области за 2001-2003 годы в количестве 22 дел и отдела по управлению муниципальным имуществом администрации муниципального района Большеглушицкий Самарской области за 2006 – 2009 годы в количестве 45 дел.
203.9 – документов по личному составу.
В четвертом квартале 2012 года данный вид работ не планировался и не проводился.
Итого за 2012 год ЭПК при Управлении государственной архивной службы Самарской области утверждены описи документов по личному составу Собрания представителей муниципального района Большеглушицкий Самарской области за 2005 – 2010 годы в объёме 28 ед. хранения
207. Проведение проверок учреждений:
207.2 – тематических
В четвертом квартале 2012 года проведено восемь проверок организаций списка № 1 источников комплектования архивного отдела.
Итого за 2012 год проведено двадцать восемь проверок организаций списка № 1 источников комплектования архивного отдела.
208. Проведение семинаров по делопроизводству
В четвертом квартале 2012 года данный вид работ не планировался и не проводился.
Итого за 2012 год проведен один семинар по делопроизводству для специалистов организаций списка № 1 источников комплектования архивного отдела, ответственных за архив организации.
209. Паспортизация ведомственных архивов
В четвертом квартале 2012 года проведены работы по паспортизации восьми ведомственных архивов.
Итого за 2012 год проведены работы по паспортизации двадцати восьми ведомственных архивов.
3. Создание учётных баз данных и автоматизированного НСА.
302. Ведение автоматизированного НСА.
В четвертом квартале 2012 года в БД «Архивный фонд» введено 0,050/0,050 (1 Мб).
Итого за 2012 год в БД «Архивный фонд» введено 0,2/0,2 (4 Мб). Завершена работа по вводу данных на уровне дела и начата внеплановая работа по вводу данных на уровне документа.
За 2012 год введено 12 дел на уровне документа – 545 документов.
305. Каталогизация.
305.1 – управленческой документации и документов личного происхождения.
В четвертом квартале 2012 года проведена работа по каталогизации управленческой документации в объёме 5 ед. хранения, составлено 61 тематическая карточка.
Итого за 2012 год проведена работа по каталогизации 20 ед. хранения и составлено 215 тематических карточек.
306. Индексация тематических карточек.
В четвертом квартале 2012 года проиндексирована 61 тематическая карточка.
Итого за 2012 года проиндексировано 215 тематических карточек.
307. Описание документов:
307.1 – управленческая документация
В четвертом квартале 2012 года описано 61 ед. хранения.
Итого за 2012 год проведены работы по описанию 215 ед. хранения.
4. Предоставление информационных услуг и использования документов.
401. Проведение информационных мероприятий:
401.3 В четвертом квартале 2012 года в районной газете «Степные известия» опубликована статья об итогах работы архивного отдела в 2012 году.
Итого за 2012 год в районной газет «Степные известия» опубликована одна статья.
401.4 -экскурсии по архиву/количество посетителей
В четвертом квартале 2012 года проведена экскурсия по архиву для посетителей в количестве 4 человек.
Итого за 2012 год проведена одна экскурсия для четырех посетителей архива.
401.6 Исполнение социально-правовых запросов.
В четвертом квартале 2012 года:
— поступило запросов – 138 ,
— направлено по принадлежности, даны рекомендации – 2 ,
— исполнено по документам архива 136 , в т.ч. с положительным результатом – 122 ,
— с отрицательным – 14 ,
— исполнено в 30-ти дневный срок – 138 ,
— исполнено запросов, поступивших из-за рубежа, в т.ч. – через Росархив – 0,
— из них исполнено с положительным результатом – 0.
Итого за 2012 год:
— поступило запросов – 608,
— направлено по принадлежности, даны рекомендации – 16 ,
— исполнено по документам архива 592, в т.ч. с положительным результатом – 544,
— с отрицательным – 48 ,
— исполнено в 30-ти дневный срок – 608 ,
— исполнено запросов, поступивших из-за рубежа, в т.ч. – через Росархив – 0,
— из них исполнено с положительным результатом – 0.
401.13 Изготовление ксерокопий.
В четвертом квартале 2012 года изготовлено 154 копии документов.
Итого за 2012 год изготовлено 808 копий документов.
401.14 Число граждан лично обратившихся в архивный отдел.
В четвертом квартале 2012 года в архивный отдел обратилось 67 граждан.
Итого за 2012 год в архивный отдел обратилось 360 гражданин.
5. Организационные мероприятия.
502. Участие в совещаниях и семинарах, проводимых архивным управлением, в районных совещаниях.
В четвертом квартале 2012 года:
18 октября 2012 года принято участие в расширенном заседании коллегии в режиме видеоконференции, проводимой управлением государственной архивной службы Самарской области, посвященное обсуждению вопросов взаимодействия архивных учреждений Самарской области с многофункциональными центрами предоставления государственных и муниципальных услуг.
21 ноября 2012 года начальником архивного отдела принято участие в обучающем семинаре проводимым управлением государственной архивной службы Самарской области по теме: «Проведение паспортизации архивов организаций – источников комплектования архивных отделов администраций городских округов (муниципальных районов)».
Ежемесячно принималось участие в расширенных планёрках, проводимых главой муниципального района Большеглушицкий Самарской области А. В. Грибеником.
В четвертом квартале 2012 год на данный вид работ использован один рабочий день.
01 марта 2012 года принято участие в расширенном заседании коллегии Управления государственной архивной службы Самарской области, посвященное итогам реализации Основных направлений развития
архивного дела в Самарской области за 2011 год и перспективах развития архивной службы области в 2012 году.
30 мая 2012 года принято участие в межрегиональной научно-практической конференции «Отечественная война 1812 года в российской истории и национальном самосознании».
18 октября 2012 года принято участие в расширенном заседании коллегии в режиме видеоконференции, проводимой управлением государственной архивной службы Самарской области, посвященное обсуждению вопросов взаимодействия архивных учреждений Самарской области с многофункциональными центрами предоставления государственных и муниципальных услуг.
21 ноября 2012 года начальником архивного отдела принято участие в обучающем семинаре проводимым управлением государственной архивной службы Самарской области по теме: «Проведение паспортизации архивов организаций – источников комплектования архивных отделов администраций городских округов (муниципальных районов)».
Ежемесячно принималось участие в расширенных планёрках, проводимых главой муниципального района Большеглушицкий Самарской области А. В. Грибеником.
Итого за 2012 год использовано четыре рабочих дня.
503. Составление годового плана.
В четвертом квартале на составление годового плана работы архивного отдела на 2013 год использовано пять рабочих дней.
504. Составление отчётов.
— квартального.
На составление отчёта за четвертый квартал 2012 года использован 1 рабочий день.
Итого за 2012 год на составление квартальных отчетов использовано 4 рабочих дня.
505. Повышение квалификации.
На повышение квалификации (самообразование) служащими архивного отдела в четвертом квартале 2012 года использовано 3 рабочих дня.
Итого за 2012 год на данный вид работ использовано 12 рабочих дней.
506. Ведение делопроизводства в архиве (бюджет времени).
В четвертом квартале 2012 года на ведение делопроизводства в архивном отделе использован 1 рабочий день.
Итого за 2012 год на данный вид работ использовано 4 рабочих дня.
6. Расчёт бюджета рабочего времени.
601. Плановый бюджет рабочего времени.
Плановый бюджет рабочего времени на двух сотрудников архивного отдела в четвертом квартале 2012 года составил – 130 рабочих дней.
Итого плановый бюджет рабочего времени на 2012 год составил 498 рабочих дней.
602. Затраты времени исключаемого из планового бюджета времени.
Всего в четвертом квартале 2012 года – 55 рабочих дней (очередные отпуска и резерв рабочего времени).
Итого затраты времени исключаемые из планового бюджета времени в 2012 году составили 130 рабочих дней.
603. Полезный фонд рабочего времени (плановый бюджет минус производственные затраты).
В четвертом квартале 2012 года полезный фонд рабочего времени составил – 75 рабочих дней.
Итого полезный фонд рабочего времени за 2012 год составил 368 рабочих дней.
Начальник архивного отдела администрации
муниципального района Большеглушицкий А.А.Немцев