Деятельность:
Основными задачами и функциями архивного отдела являются:
Обеспечение сохранности и учет архивных документов, подлежащих постоянному и длительному хранению, в том числе:
– хранение и учет документов, принятых в архивный отдел;
– представление в установленном порядке учётных данных в управление государственной архивной службы Самарской области;
– проведение мероприятий по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению физической сохранности;
– подготовка и представление в администрацию муниципального района Большеглушицкий предложений по обеспечению сохранности документов, хранящихся в архивном отделе, и их реализации.
Архивный отдел обеспечивает хранение:
– архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся муниципальной собственностью, входящих в состав архивного фонда Самарской области, в том числе образовавшихся в процессе деятельности органов местного самоуправления района с момента их образования; организаций, отнесенных к муниципальной собственности;
– архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся государственной собственностью, входящих в состав архивного фонда Самарской области, образовавшихся в процессе деятельности органов местного самоуправления района по реализации отдельных государственных полномочий, которыми они наделены;
– архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц на различных видах носителей, переданных по договору, в том числе личного происхождения;
– документов на различных видах носителей по личному составу ликвидированных организаций (не имеющих правопреемника), действовавших на территорий Большеглушицкого района переданных на основании договора между конкурсным управляющим и архивным отделом администрации района;
– печатных, аудиовизуальных и других материалов, дополняющих фонды архивного отдела;
– учетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления его практической деятельности.
Архивный отдел по согласованию с главой муниципального района Большеглушицкий может принимать на временное хранение при наличии свободных площадей и необходимых условий, документы действующих муниципальных и государственных организаций и граждан на договорных условиях.
Документы постоянного хранения архивного фонда Самарской области, относящиеся к частной и федеральной собственности, поступают на хранение в архивный отдел в порядке и на условиях договоров между собственниками документов и администрацией.
Комплектование архивного отдела документами архивного фонда, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение для Большеглушицкого района, в том числе:
– составление списков организаций – источников комплектования архивного отдела, утверждаемых главой администрации муниципального района Большеглушицкий и согласовываемых с управлением государственной архивной службы Самарской области; систематическая работа по уточнению списка;
– отбор и приём документов постоянного срока хранения в архивный отдел;
– проведение в установленном порядке экспертизы ценности документов, хранящихся в архивном отделе.
Организационно-методическое руководство деятельностью архивов организаций и организацией документов в делопроизводстве администрации муниципального района Большеглушицкий, муниципальных учреждений района; содействие организациям других форм собственности в порядке реализации отдельных государственных полномочий администрации муниципального района Большеглушицкий в сохранении, комплектовании и использовании их архивов, включая:
– проведение проверок состояния делопроизводства и временного хранения документов, в том числе по личному составу;
– ведение в установленном порядке учета документов, хранящихся в организациях-источниках комплектования и других организациях, находящихся на территории муниципального района Большеглушицкий;
– рассмотрение и представление на согласование положений об архивах организаций, экспертных комиссиях, номенклатур дел организаций – источников комплектования отдела и инструкций по делопроизводству;
– рассмотрение и представление на утверждение в управление государственной архивной службы Самарской области поступивших от организаций описей дел постоянного хранения;
– рассмотрение и представление на согласование описей дел по личному составу организаций, документы которых подлежат приему в архивный отдел в установленном порядке;
– изучение и обобщение практики работы архивов организаций и делопроизводственных служб, распространение их положительного опыта;
оказание организационно-методической помощи, проведение совещаний, семинаров, консультаций по вопросам организации и методике работы с документами;
– разработка и реализация мероприятий по улучшению работы архивов организаций, организации документов в делопроизводстве, внедрению государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации, повышению квалификации работников архивов и делопроизводственных служб.
Информационное обеспечение органов местного самоуправления,
организация использования архивных документов, удовлетворение прав граждан на архивную информацию, в том числе:
– информирование органов местного самоуправления, иных организаций района о составе и содержании документов архивного отдела по актуальной тематике, исполнение запросов юридических и физических лиц на документную информацию, в том числе на договорной основе;
– организация работы пользователей с документами, изготовление копий документов по их запросам, подготовка документальных выставок, материалов для средств массовой информации, проведение встреч с общественностью и публикаторская деятельность;
– исполнение запросов социально-правовых и иных запросов граждан,
выдача архивных справок, заверенных копий и выписок из документов, рассмотрение заявлений, предложений и жалоб, прием граждан;
– создание и совершенствование научно-справочного аппарата к документам архивного отдела, автоматизированных информационно-поисковых систем, банков и баз данных, архивных справочников о составе и содержании документов.
Реализация отдельных государственных полномочий администрации района в сфере архивного дела в установленном порядке, в том числе контроль за соблюдением юридическими и физическими лицами архивного законодательства Российской Федерации.